Polskie firmy stoją w obliczu istotnych zmian w procesach rekrutacyjnych, które wymuszają nowe obowiązki informacyjne mające na celu zwiększenie transparentności rynku pracy. Od konieczności podawania widełek wynagrodzeń, aż po szczegółowy opis stanowiska – te regulacje zarówno stawiają przed pracodawcami wyzwania, jak i otwierają nowe możliwości. Skuteczna adaptacja wymaga strategicznego podejścia, innowacyjnych narzędzi oraz coraz częściej wsparcia zewnętrznych ekspertów.
Kluczowe aspekty obowiązku informacyjnego
Od 2026 roku Polska musi wdrożyć przepisy nakładające na pracodawców obowiązek ujawniania proponowanego wynagrodzenia lub jego przedziału w ogłoszeniach o pracę (lub najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną). Ma to na celu zwiększenie transparentności płac i zmniejszenie luki płacowej między płciami. Firmy będą musiały również udowodnić, że zasady wynagradzania są oparte na jasnych, neutralnych kryteriach. Wprowadzone przepisy, dodatkowo wzmocnione nadchodzącym wdrożeniem dyrektywy unijnej o jawności wynagrodzeń, fundamentalnie zmieniają dotychczasowe praktyki. Pracodawcy są zobowiązani do znacznie szerszego i precyzyjniejszego informowania kandydatów o oferowanych stanowiskach. Najważniejszą zmianą jest obowiązek podawania wysokości oferowanego wynagrodzenia (lub widełek) w ogłoszeniu o pracę, co ma zapewnić kandydatom pełną świadomość i transparentność już na początku procesu rekrutacyjnego. Ponadto ogłoszenia i wszelkie informacje przekazywane kandydatom muszą zawierać kompleksowy opis roli obejmujący nie tylko nazwę i cel stanowiska, ale także jego miejsce w strukturze organizacji, precyzyjny zakres obowiązków i zadań, wymagane kwalifikacje (wiedzę, doświadczenie, umiejętności twarde i miękkie), zakres odpowiedzialności, warunki pracy, oferowane benefity pozapłacowe oraz perspektywy rozwoju i ścieżkę kariery. Co istotne, pracodawcy nie mogą już pytać kandydatów o ich poprzednie wynagrodzenia, koncentrując się na wartości, jaką kandydat wniesie do organizacji. Przepisy te również zmuszają firmy do wewnętrznej spójności i sprawiedliwości w strukturach płacowych, umożliwiając pracownikom wgląd w średni poziom wynagrodzeń na porównywalnych stanowiskach, wraz z podziałem na płeć.
Wyzwania implementacji – z czym borykają się polskie firmy?
Wprowadzenie tych zmian wiąże się z licznymi trudnościami, z którymi mierzą się polscy pracodawcy. Pierwszym z nich są wygórowane oczekiwania finansowe kandydatów. Jawność widełek płacowych często ujawnia rozbieżności między oczekiwaniami kandydatów a możliwościami finansowymi firm, co bywa szczególnie widoczne w sektorze publicznym i w branżach o wysokiej konkurencji o talenty. Kolejne wyzwanie to trudności w dopasowaniu kompetencji. Pomimo szczegółowych opisów, firmy wciąż zmagają się ze znalezieniem kandydatów, których kompetencje idealnie odpowiadają charakterystyce stanowiska. Następnym problemem są szybkie rezygnacje kandydatów z uczestnictwa w procesie rekrutacji. Wzrost transparentności może skutkować odrzuceniem już na bardzo wczesnym etapie oferty przez potencjalnego kandydata, jeśli dokładny opis stanowiska pracy nie spełnia od początku jego oczekiwań. Ponadto istnieje wiele innego rodzaju wyzwań, z którymi firmy muszą sobie poradzić wewnątrz organizacji. Na pierwsza pozycję wysuwa się konieczność dostosowania wewnętrznych struktur płacowych, co w praktyce może być bardzo trudne do przeprowadzenia i spowodować nagły odpływ już zatrudnionych kadr. Wiele firm nie posiada sformalizowanych widełek wynagrodzeń ani precyzyjnego wartościowania stanowisk. Ich stworzenie i publiczne ogłoszenie wymaga kompleksowej analizy oraz często restrukturyzacji systemów płacowych. Dodatkowo jawność wynagrodzeń wymaga przemyślanej strategii komunikacji, również wewnątrz organizacji, aby uniknąć frustracji i poczucia niesprawiedliwości wśród obecnych pracowników. Na końcu też należy sobie zdać sprawę z ryzyka sankcji prawnych. Za brak jawności wynagrodzeń w ogłoszeniach lub nieprzestrzeganie nowych przepisów grożą kary grzywny, co stanowi dodatkowe obciążenie dla pracodawców.
Strategiczne rozwiązania i narzędzia – jak sprostać nowym wymogom?
Skuteczne wdrożenie nowych regulacji wymaga proaktywnego podejścia i wykorzystania sprawdzonych strategii oraz nowoczesnych narzędzi. Niezbędny jest audyt i standaryzacja polityki wynagrodzeń, w tym wdrożenie lub usprawnienie systemów wartościowania stanowisk (np. metodą Hay, Mercer IPE), co pozwala obiektywnie określić poziom złożoności i odpowiedzialności. Regularna analiza rynku płac jest kluczowa do ustalenia atrakcyjnych i realistycznych widełek. Nowoczesne technologie HR, takie jak systemy ATS (Applicant Tracking Systems), usprawniają tworzenie i publikowanie ogłoszeń z wymaganymi informacjami oraz zarządzanie kandydatami. Narzędzia do analityki HR pozwalają monitorować efektywność rekrutacji oraz identyfikować luki płacowe. Wzmacnianie marki pracodawcy (Employer Branding) poprzez komunikację unikalnej wartości propozycji pracodawcy (EVP) może przyciągać kandydatów, wykraczając poza samą płacę. Konieczne są także szkolenia i rozwój kompetencji zespołów HR i menedżerów, aby przygotować ich do prowadzenia transparentnych rozmów i zarządzania oczekiwaniami.
– Wiele firm przez lata nie podejmowało tematu wynagrodzeń w sposób systemowy. Dziś nie wiedzą, od czego zacząć i jak się do tego zabrać. Brakuje im punktu odniesienia i wewnętrznych kompetencji. Dlatego kluczowe jest, by potraktować ten proces nie jako obowiązek, ale jako szansę na uporządkowanie i wzmocnienie organizacji. To często wymaga otwarcia się na wsparcie z zewnątrz – ekspertów, nowe narzędzia i dobre praktyki” – podkreśla Grzegorz Gawroński, współzałożyciel Redegate.
Znacząca rola zewnętrznego eksperta
W obliczu złożoności i specyfiki nowych wymagań wiele polskich firm, zwłaszcza tych nieposiadających rozbudowanych wewnętrznych działów HR lub specjalistycznej wiedzy, może skorzystać ze wsparcia zewnętrznych ekspertów. Posiadają oni niezbędną wiedzę i doświadczenia wynikające z realizacji wielu projektów w tak wąskiej specjalizacji. Dzięki temu są w stanie stworzyć system, który jednocześnie uporządkuje dotychczasową politykę kadrową oraz wprowadzi realne zachęty dla kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji. Dotychczas firmy poszukując managerów wyższego szczebla korzystają z platformy LinkedIn, własnych baz, rekomendacji oraz wyspecjalizowanych zewnętrznych agencji rekrutacji.
Od kilku lat na rynku jest też dostępna ogólnopolska internetowa platforma Redegate.com łącząca firmy z wysoko wykwalifikowanymi, zweryfikowanymi konsultantami i ekspertami z obszaru Zasobów Ludzkich (HR). W roku 2025 portal ten otrzymał główną nagrodę w prestiżowym konkursie EY Przedsiębiorca Roku w kategorii „Nowy Biznes”. Za jego pośrednictwem w błyskawicznym czasie tylko 72 godzin (!) można nawiązać współpracę z zewnętrznym ekspertem, który ma odpowiednie doświadczenie i wiedzę. Na dzień dzisiejszy platforma Redegate.com posiada największa bazę zewnętrznych ekspertów i Interim Managerów w Polsce liczącą ponad 2500 osób. Ponadto firmy uzyskują dostęp do wyspecjalizowanej wiedzy w zakresie prawa pracy oraz wartościowania stanowisk, co pomaga w interpretacji i praktycznym wdrożeniu nowych przepisów, opracowaniu polityki wynagrodzeń, kompensacji i benefitów oraz przeprowadzeniu audytów wewnętrznych. Zewnętrzny ekspert może także doradzić, jak budować efektywne, kompleksowe i zgodne z prawem opisy stanowisk. Konsultanci mogą też przeprowadzić dedykowane szkolenia dla zespołów, przygotowując je do transparentnej komunikacji. Co więcej, elastyczność i efektywność kosztowa zatrudnienia eksperta na zasadzie projektu lub Interim Managementu. W obliczu rewolucji transparentności na rynku pracy, polskie firmy mają szansę nie tylko sprostać nowym wymogom, ale przede wszystkim wzmocnić swoją pozycję jako atrakcyjnych pracodawców. Wykorzystanie nowoczesnych technologii i strategiczne partnerstwo z zewnętrznymi ekspertami to klucz do sukcesu w pozyskiwaniu i utrzymywaniu najlepszych talentów w nowej rzeczywistości.